Para todos los que formamos el equipo de trabajo de La Cañada Honda, la organización y gestión de eventos, además de nuestro trabajo, es algo que nos hace disfrutar. Ponemos casi la misma ilusión que nuestros clientes en cada uno de ellos, así como toda nuestra pasión pensando en el resultado final y la satisfacción tanto de los invitados como de los clientes.
Dicho esto, es cierto que la organización de un evento no siempre es sencilla. Da lo mismo que sea una pequeña reunión, una conferencia o lanzamiento de producto, o grandes eventos como bodas o comuniones. Muchas veces, en especial para las personas que no están acostumbradas a ello, la organización de un evento puede suponer todo un reto.
En este sentido, en base a nuestra experiencia, hemos elaborado un pequeño listado con algunos errores, en especial de cara a la planificación, que no debes cometer si quieres que tu evento sea un éxito y, sobre todo, para que lo puedas vivir con la mayor tranquilidad.
¿Cuáles son los errores más comunes en la planificación de un evento?
Como decíamos, a la hora de empezar a planificar un evento y seguir con su organización, hay una serie de factores que en ocasiones no son tenidos en cuenta y que pueden generarnos ciertos problemas.
- Falta de un equipo profesional con experiencia en la organización de eventos:
Como sucede en cualquier ámbito, lo mejor es dejar la organización de un evento en manos de un equipo de profesionales. En el caso de La Cañada Honda, recogemos todas las ideas que nos proponéis para organizar vuestro evento, las trabajamos, os aconsejamos, y siempre de vuestra mano, le damos forma.
Los profesionales somos los que, en muchas ocasiones, podemos valorar si algunas ideas son factibles, lo que será necesario y el coste que implicarán, supervisamos que todo salga según lo previsto y, muy importante, nos aseguramos de que no falte nada relevante, además de saber cómo actuar de forma rápida en caso de que surja algún imprevisto durante la celebración.
- Selección del espacio adecuado y con el tiempo suficiente:
Un problema relativamente habitual cuando vamos a planificar un evento es la falta de un lugar adecuado. Nos explicamos.
En especial en grandes eventos, los espacios suelen estar más acotados, por lo que deben empezar a organizarse con mucha antelación, en especial aquellos como las bodas en las que, también buscamos un espacio realmente especial. Esto mismo lo podemos trasladar cuando nos referimos a grandes eventos corporativos.
Además, es importante contar y conocer bien el espacio, saber cuáles son sus posibilidades para saber qué ideas podemos poner en marcha de todas las ideas que tengamos en la cabeza.
En definitiva, si existe la posibilidad, es muy recomendable elegir el lugar de celebración con la mayor antelación para, por un lado, asegurarnos de que es el lugar que más nos gusta y convence y, por otro lado, poder empezar a planificar el evento con el mayor detalle posible siempre junto con el equipo de trabajo del lugar de celebración.
- Presupuesto:
En la mayoría de los casos, de cara a la organización de un evento, tenemos un presupuesto limitado o cerrado. Es fundamental saber cómo repartir ese presupuesto para que se puedan cumplir todas las expectativas y necesidades.
Volviendo al primer punto, es muy importante contar con un equipo profesional que nos pueda ayudar, asesorar o recomendar proveedores, por ejemplo, un catering o determinadas actividades, de forma que nuestro presupuesto no exceda de lo previsto, pero a la vez consigamos todos nuestros objetivos de cara a nuestros invitados.
- Falta de planificación durante el evento:
Los imprevistos son una parte inevitable dentro de un evento. Nunca debemos dejar de evaluar cualquier aspecto y tener previsto un plan B en todo momento. Cómo reaccionamos ante un imprevisto es esencial, incluso podemos hacer que el problema que haya aparecido pase totalmente desapercibido para los asistentes.
Por así decirlo, la organización del evento no termina en el momento en el que empieza. Todo lo contrario, es durante el evento cuando más alerta debemos estar y dejarnos ayudar por el equipo que hayamos asignado para velar por la celebración del mismo.
En nuestro caso, La Cañada Honda cuenta con un equipo encargado de supervisar el desarrollo del evento en todo momento para coordinar cada paso y poder reaccionar si surgiera algún imprevisto.
En La Cañada Honda estamos para ayudaros en todo lo que necesitéis. Si tenéis cualquier pregunta o simplemente os gustaría visitar la finca o conocer más sobre nosotros, no dudéis en poneros en contacto con nosotros.
¡Os esperamos!